“如果不是查閱檔案資料，我們一下子還解決不了這個(gè)問題。”株洲硬質(zhì)合金集團(tuán)有限公司一位工藝人員在通過查找新建立的工藝質(zhì)量改進(jìn)檔案資料，借鑒他人成果，找到了解決產(chǎn)品質(zhì)量問題的辦法后興奮地說。
　　株硬檔案館坐落在該公司原七號(hào)門崗旁一幢白色房子里，走進(jìn)里面，才發(fā)現(xiàn)“礦藏豐富”：五個(gè)庫房擺滿黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、科研開發(fā)類、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類、職工人事管理類、音像榮譽(yù)類、房產(chǎn)管理類共十一大類別的公司檔案，館藏檔案6萬卷，底圖47563張，實(shí)物500多件，資料600多卷。
　　檔案就在人們身邊，株硬檔案與該公司生產(chǎn)經(jīng)營息息相關(guān)。該公司員工的生活，比如個(gè)人簡歷、社會(huì)關(guān)系、職稱評定也在那里有一本賬。
　　隨著社會(huì)的發(fā)展，株硬檔案館與社會(huì)、公司及員工的聯(lián)系越來越密切：2012年，株洲市舉辦“工業(yè)文明檔案展”，需要黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來該公司視察的照片，在該公司檔案館找到了；前些年，該公司訴某公司拖欠貨款在外地法院開庭。由于年代久遠(yuǎn)，當(dāng)?shù)胤ㄔ阂笾暧蔡峁┡c被告逐年發(fā)生的業(yè)務(wù)所有原始憑證并當(dāng)庭出示。該公司檔案館工作人員，整理出20多公斤的原始憑證。經(jīng)過清欠人員的努力，株硬最終贏得官司；株硬某職工因父親過世，要繼承房屋產(chǎn)權(quán)，需證明父子關(guān)系，也是通過查找職工本人人事檔案，取得相關(guān)證明材料，而獲得房屋繼承權(quán)。
　　這樣的事例還很多。如何使檔案不僅停留在憑證作用上，而要讓它發(fā)揮更多的指導(dǎo)作用和參考作用，株硬給予了投入，該公司檔案館也開始了行動(dòng)。
　　2012年株硬投資22.6萬元，建設(shè)了PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；2013年株硬又投資48萬元，對該公司檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，共掃描文件117.7萬余張，圖紙5.7萬余張，錄入條目9.7萬余條。
　　PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使檔案更活了起來。檔案利用者可以不受時(shí)間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準(zhǔn)確地通過株硬OA系統(tǒng)查閱各種檔案信息資源，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。查找檔案成了指尖上的事情。
　　株硬資產(chǎn)經(jīng)營公司的副經(jīng)理李典世對PDE數(shù)字檔案管理最直觀的感受是便捷、高效，足不出戶，只需鼠標(biāo)一點(diǎn)，查找、借閱、打印，水到渠成。
　　株硬裝備部的員工尹虹由于工作的關(guān)系，經(jīng)常要與檔案館打交道。她拿現(xiàn)在的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和原來的紙質(zhì)檔案對比，感慨良多。尹虹一直負(fù)責(zé)該公司設(shè)備類固定資產(chǎn)管理，經(jīng)常要掌握設(shè)備的主要技術(shù)參數(shù)、圖紙資料。以前去檔案館查找資料，至少需要花半天，有時(shí)一天來回幾趟，大部分時(shí)間就在路上消耗了。而且，她還認(rèn)為反復(fù)查找，紙質(zhì)檔案資料容易磨損，檔案管理人員的工作量也大，影響辦事效率。
　　使用電子查閱后，她只要提出申請，根據(jù)自己的所屬權(quán)限查找資料，大大縮短了時(shí)間，提高了辦公效率。去年10月份，株硬某臺(tái)大型進(jìn)口設(shè)備需擬定大修方案，由于該設(shè)備使用年限超過二十年，而且相關(guān)設(shè)備管理人員也發(fā)生異動(dòng)，生產(chǎn)廠關(guān)于該設(shè)備的圖紙資料嚴(yán)重不全。她使用數(shù)字檔案，通過檢索相關(guān)目錄，快速便捷查閱到所需要的相關(guān)資料，既為科學(xué)制定該設(shè)備檢修方案創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，又充分保障了該臺(tái)設(shè)備維修后的質(zhì)量和性能，實(shí)現(xiàn)了該公司設(shè)備固定資產(chǎn)保值增值。
　　為整合各種檔案信息資源，建立集中統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫群，構(gòu)建一個(gè)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，2015年6月，該公司又將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案庫和工藝質(zhì)量改進(jìn)檔案庫的管理職能劃入檔案館。相關(guān)人員查找檔案更加有的放矢。
　　某單位設(shè)備擴(kuò)能，試生產(chǎn)階段質(zhì)量一直不如意。相關(guān)人員試圖在設(shè)備方面改進(jìn)，成效甚微。他們通過檔案系統(tǒng)查找以前的專利，實(shí)行工藝改革，終于走出“死胡同”，確保了產(chǎn)量擴(kuò)能、質(zhì)量達(dá)標(biāo)。另一單位在新設(shè)備試生產(chǎn)時(shí)，由于一個(gè)數(shù)字輸入錯(cuò)誤，試生產(chǎn)產(chǎn)品總是出現(xiàn)問題。他們通過查找館藏某先進(jìn)工藝，終于找到了問題所在。
　　走訪過程中，使用過檔案系統(tǒng)的人都說數(shù)字檔案好，諸如便捷、資源豐富、提高了工作效率、保密性好等。
　　該公司檔案館負(fù)責(zé)人認(rèn)為，PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立后，雖然做了專題培訓(xùn)、在線指導(dǎo)過相關(guān)人員使用系統(tǒng)，但還不夠。她認(rèn)為要擴(kuò)大宣傳功能，讓更多的人獲取檔案信息，使相關(guān)知識(shí)為我所用，助推株硬各方面向前發(fā)展。